Klient
Flowstaff koordynuje sieć około 6 000 profesjonalistów od eventów w całej Europie: hostess, modelek i modeli oraz ambasadorów marek na prestiżowe wydarzenia. Przez pięć lat zespół Flowstaff zbudował z tej sieci zaufanego partnera dla marek, które potrzebują właściwych ludzi, i to szybko.
W skrócie
- • Platforma z 4 panelami (pracownika, rekrutera, administratora, klienta)
- • ~200 tys. € dofinansowania z UE w programie Start in Podkarpackie
Wyzwanie: wzrost szybszy niż zaplecze
Rekrutacja szła przez Facebook Messengera
Rekrutacja odbywała się w grupach na Facebook Messengerze. Kandydaci pisali „chętna” albo „chętny” pod ogłoszeniami. Każde zgłoszenie oznaczało ręczne przepisywanie danych z wątków czatu.
W szczycie sezonu zespół pracował po 12 godzin dziennie, żeby nadążyć. Wzrost ograniczał nie popyt, tylko tempo, w jakim rekruterzy ręcznie przerabiali zgłoszenia.
Gotowe oprogramowanie było pisane pod inny biznes
Obsadzanie eventów działa inaczej niż tradycyjna rekrutacja. Ludzie zgłaszają się na kilka godzin przed wydarzeniem, nie na kilka tygodni. Klienci wybierają personel pod kątem wyglądu, więc potrzebne są profesjonalne zdjęcia i szybki wybór kandydatów.
Typowe oprogramowanie rekrutacyjne zakłada dłuższe procesy zatrudniania, profile oparte na tekście i stałe przydziały. Flowstaff potrzebował czegoś zupełnie innego.
Sześć miesięcy szukania. Żadnego działającego rozwiązania.
Flowstaff zdążył już sporo zainwestować. Półroczna współpraca z innym partnerem technologicznym pochłonęła znaczne środki, bo próbowano wielu dróg: od Bubble, przez Airtable, po aplikacje pisane na zamówienie. Każda zmiana kierunku dawała tylko częściowe rozwiązanie. Ostatecznie projekt skończył się wdrożeniem CRM Bitrix.
To też nie zadziałało. Kiedy zespół Flowstaff zgłosił się do pomocy technicznej Bitrixa z powracającymi problemami, dostał druzgocącą odpowiedź:
Program jest „sprzedawany taki, jaki jest”, a oni po prostu „wymyślają wszystko”.
To porzucenie przez dostawcę stało się punktem zwrotnym. Zadanie było jasne: znaleźć partnera, który zrozumie branżę na tyle dobrze, żeby zbudować coś, co naprawdę pasuje.
Nasze podejście: najpierw dokładne rozpoznanie, potem technologia
Większość nieudanych projektów technologicznych ma wspólny wzór: rozwiązania pojawiają się, zanim ktoś zrozumie problem. My zrobiliśmy inaczej: intensywne warsztaty procesowe, zanim padła jakakolwiek rekomendacja technologiczna.
Na warsztatach z kierownictwem Flowstaff zbudowaliśmy pełny obraz tego, jak firma tworzy wartość: każdy proces, każdy koszt, każde wąskie gardło. Ten model pokazał dokładnie, gdzie automatyzacja da największy zwrot.
Dzięki tej dokładności okazało się, że „problem technologiczny” to w rzeczywistości splot powiązanych ze sobą zatorów w procesach. Każde przekazanie pracy dalej rodziło tarcie. Ręczne kroki, z osobna drobne, razem zjadały godziny.
Najważniejszy wniosek był jednak strategiczny: Flowstaff nie potrzebował lepszego CRM ani kolejnego narzędzia doczepionego do starego modelu. Dane pokazały, że można zmienić sam model biznesowy: z tradycyjnego pośrednika w obsadzie personelu w firmę platformową opartą na technologii, w której pracownicy, rekruterzy i klienci działają bezpośrednio w jednym systemie.
To nowe spojrzenie zmieniło wszystko. Zamiast automatyzować stary sposób pracy, zaprojektowaliśmy platformę, która zdjęła z roli pośrednika ręczną robotę. Decyzje podejmują ludzie, wszystkim innym zajmuje się system.
Od pośrednika do platformy
Architektura platformy odzwierciedla tę zmianę: cztery panele, a każdy daje swojej grupie użytkowników bezpośredni dostęp:
„Lista rezerwowa” stała się ulubioną funkcją już na warsztatach projektowych. Kiedy zespół na event jest skompletowany, kolejni pasujący kandydaci trafiają na listę rezerwową. Miejsca po rezygnacjach w ostatniej chwili, częstych przy eventach, można od razu obsadzić bez zaczynania rekrutacji od nowa.
Architektura techniczna
Architektura opiera się na zasadach domain-driven design i czystej architektury: wzorcach znanych z dużych firm, dopasowanych do niewielkiej organizacji. Dzięki temu kod łatwo utrzymać, a długoterminowe koszty rozwoju są jak najniższe. Nowe funkcje wpinają się w istniejące procesy, zamiast wymagać przepisywania całego systemu.
Platforma stoi na sprawdzonym zestawie technologii: FastAPI (backend), React (frontend), Tailwind CSS z shadcn/ui (wygląd) i PostgreSQL (baza danych). Ten nowoczesny zestaw maksymalnie przyspiesza rozwój i idealnie nadaje się do tworzenia oprogramowania z pomocą AI, tak jak WFL pracuje we wszystkich projektach.
Transformacja w praktyce
Zmiana procesów
Wcześniej wzrost ograniczała liczba wątków na Messengerze, które człowiek był w stanie obsłużyć. Teraz dzięki platformie liczba etatów dużo mniej ogranicza wzrost.
Sprawność operacyjna
Platforma usunęła ręczną pracę, która hamowała wzrost:
- Niezależność od Facebooka: codzienna praca nie zależy już od zasad ani algorytmów Messengera
- Przepustowość rosnąca z firmą: ten sam zespół obsługuje znacznie więcej pracy dzięki uporządkowanym procesom
- Powtarzalny proces: uporządkowany przebieg pracy sprawia, że każdy krok jest odnotowany i nic nie ginie
- Szczyt sezonu do opanowania: wsparcie systemu zastąpiło heroiczny wysiłek pojedynczych osób
Zmiana modelu biznesowego
Platforma nie tylko przyspieszyła istniejące procesy. Zmieniła to, czym Flowstaff w ogóle jest. Firma zmieniła nazwę z Agencja500 na Flowstaff, co odzwierciedla przejście od tradycyjnej agencji pośrednictwa do platformy opartej na technologii. Konkurencja wciąż działa przez grupy na Messengerze i ręczną koordynację. Żeby dorównać tym możliwościom, musiałaby zainwestować tyle samo w dokładne rozpoznanie i oprogramowanie na miarę.
W styczniu 2026 roku z platformy korzystało około 1 000 aktywnych pracowników. Wpływ platformy na działanie Flowstaff wzmocnił wniosek, który zdobył ~200 tys. € dofinansowania z UE w programie Start in Podkarpackie.
Rozwój platformy po MVP
Pierwsza wersja platformy rozwiązała główne problemy operacyjne. Architektura była jednak zaprojektowana tak, żeby system mógł się rozwijać, i dokładnie tak się stało. Platforma rozwija się dalej. Od uruchomienia MVP dodaliśmy:
- Automatyzację dokumentów podatkowych: pełny system generowania PIT-11 z plikiem XML zgodnym z wymogami Ministerstwa Finansów, automatycznym tworzeniem PDF i samodzielnym pobieraniem przez pracowników
- Integrację z przelewami bankowymi: automatyczne pliki płatności w formacie Santandera, ze sprawdzaniem poprawności i śladem audytowym
- Zarządzanie cyklem życia pracownika: automatyczną dezaktywację w wieku 26 lat, z ręczną kontrolą i powiadomieniami
- Obsługę pracowników niepełnoletnich: wgrywanie i śledzenie zgód rodziców dla osób w wieku 16–18 lat
To coś więcej niż dokładanie funkcji. To dowód, że inwestycja w architekturę się zwraca. Nowe możliwości wpinają się bez problemu, bo fundament zaprojektowano do rozbudowy, a nie do łatania.
Zwrot z inwestycji
Inwestycja zwróciła się 16-krotnie. Po stronie operacyjnej: niższe koszty obsady i większa przepustowość. Po stronie strategicznej: Flowstaff ma teraz własną platformę, która wzmacnia jego pozycję wobec konkurencji i buduje wartość marki.
Co przesądziło o sukcesie
Najpierw zrozumienie, potem budowa
Warsztaty procesowe przed jakąkolwiek decyzją technologiczną. Ta dokładność uchroniła projekt przed zmianami kierunku, które wykoleiły poprzednie próby.
System dopasowany do tego, jak naprawdę działa obsadzanie eventów
Funkcje takie jak listy rezerwowe kandydatów wyrosły z tego, jak firma naprawdę pracuje, a nie z wymagań przyjętych z góry. Cztery panele odzwierciedlają to, jak różni użytkownicy naprawdę muszą korzystać z systemu.
Założycielka mogła zająć się biznesem, nie technologią
Wzięliśmy na siebie decyzje techniczne, żeby Agnieszka mogła skupić się na kierunku biznesu. My przedstawialiśmy rekomendacje oparte na znajomości branży, ona podejmowała decyzje biznesowe. Bez pośrednika, który tłumaczy jedno na drugie.
Od sceptyczki do zwolenniczki
Po wcześniejszych doświadczeniach Agnieszka podchodziła do nowego partnera ze zrozumiałą ostrożnością. Pod koniec projektu ostrożny start zamienił się w prawdziwą współpracę.
Głos klienta
Po sześciu miesiącach nieudanych prób i po dostawcy, który zbył jej zastrzeżenia, Agnieszka dała oprogramowaniu na miarę ostatnią szansę. Efekt przerósł oczekiwania.
„Zrobiłeś kawał dobrej roboty. Mega się cieszę, że dałam ostatnią szansę i że ta szansa nie została zmarnowana.”
To, co zaczęło się od ostrożnej współpracy, zamieniło się w prawdziwe partnerstwo. Budowa platformy wymagała pełnego zaangażowania obu stron i stałej współpracy przy projektowaniu procesów, ustalaniu priorytetów funkcji i strategii biznesowej.
„Nie wyszłoby to bez zaangażowania ani mojego, ani Twojego.”
Powiązany artykuł
Silnik rozumowania: oddaj rutynową ocenę, decyzje zostaw sobie