Klient
EDF Tax to polskie biuro rachunkowe z rosnącą liczbą klientów i dużym strumieniem dokumentów do przetworzenia. Przy niewielkim zespole to, jak sprawnie idzie codzienna praca, wprost wpływa i na jakość obsługi, i na to, czy firma może rosnąć.
W skrócie
- • Automatyczne przenoszenie dokumentów z poczty do systemu z inteligentnym przypisaniem do folderów
- • Uprawnionymi nadawcami zespół zarządza sam w Arkuszach Google
- • Działa bez przerwy od marca 2025
Wyzwanie: luka w obiegu dokumentów
Dwa systemy, które powinny ze sobą rozmawiać, ale nie rozmawiają
Przechodząc na nowy portal do zarządzania dokumentami, zespół EDF Tax spodziewał się sprawniejszej pracy. Portal był przejrzysty, uporządkowany i wydajny: faktury ułożone według firm, gotowe do księgowania.
Przejście stworzyło jednak nieoczekiwaną lukę. Spora część klientów dalej wysyłała faktury mailem.
Każdy załącznik oznaczał ręczną pracę: pobrać, znaleźć folder właściwego klienta, wgrać. Pomnóż to przez dziesiątki maili dziennie, a wychodzi, że pracownicy spędzają mnóstwo czasu na samym przekładaniu dokumentów zamiast na księgowości.
Jak to wyglądało w praktyce:
- • Załączniki rozrzucone po wątkach mailowych
- • Ręczne pobieranie i wgrywanie każdego dokumentu
- • Złe foldery i przeoczone załączniki, przez które księgowanie się opóźniało
- • Czas pracowników zjadany przez powtarzalne przekładanie dokumentów zamiast obsługi klientów
Rozwiązanie: automatyczny most
Zamiast walczyć z nawykami klientów, zbudowaliśmy system, który się do nich dopasowuje. Klienci wysyłają faktury mailem tak jak zawsze. Resztą zajmuje się automatyzacja: pilnuje skrzynki, wyciąga załączniki od uprawnionych nadawców, zmienia ich nazwy według zasad EDF i rozkłada je do właściwych folderów w systemie dokumentów.
Pracownicy znajdują dokumenty już uporządkowane, we właściwym miejscu.
Zrozumienie procesu
Zmapowaliśmy dotychczasową drogę dokumentu od maila do folderu. Spisaliśmy zasady uprawnień nadawców, nazewnictwa i strukturę folderów.
Budowa integracji
Integracja z Gmail API do pilnowania skrzynki. Lista uprawnionych nadawców w Arkuszach Google, którą zespół edytuje sam, bez programisty. Automatyczne wyciąganie załączników, zmiana nazw i rozkładanie do folderów w systemie dokumentów.
Pilotaż i przekazanie
Pilotaż z częścią klientów, dopracowanie nietypowych przypadków, dokumentacja i przekazanie systemu zespołowi EDF.
Kluczowe decyzje projektowe
Nadawców zespół dodaje sam
Uprawnieniami zarządza się w Arkuszu Google, narzędziu, którego zespół i tak używa codziennie. Dodanie nowego nadawcy zajmuje kilka sekund i nie wymaga programisty.
Pasuje do istniejącej infrastruktury
Automatyzacja łączy Gmaila z dotychczasowym systemem dokumentów. Niczego nie wymieniliśmy. Tylko połączyliśmy.
Szybkie wsparcie
Kiedy pojawiały się nietypowe przypadki, diagnozowaliśmy je i rozwiązywaliśmy w ciągu kilku godzin. Przez prawie rok działania system wymagał łącznie około 5 godzin utrzymania.
Efekty
Zmiana procesu
Przedtem
Ręczne pobieranie i wgrywanie każdego załącznika z maila. Czas pracowników codziennie szedł na przekładanie dokumentów.
Teraz
Faktury same trafiają do właściwych folderów. Pracownicy znajdują dokumenty gotowe do księgowania.
Wpływ na pracę firmy
Automatyzacja całkowicie zastąpiła ręczną obsługę maili. Faktury są dostępne automatycznie jeszcze tego samego dnia. System działa bez przerwy od marca 2025 roku i przez ten czas wymagał łącznie około 5 godzin utrzymania.
Prawdziwa wartość
Oszczędność czasu da się zmierzyć, ale ważniejsze jest to, że zniknęło codzienne źródło tarć w pracy. Pracownicy nie zaczynają już dnia od przekopywania się przez załączniki w skrzynce. Luka w obiegu dokumentów, która zakłócała pracę, po prostu przestała istnieć.
Co przesądziło o sukcesie
Zrozumienie, jak praca naprawdę przebiega
Zmapowaliśmy dokładnie, jak dokumenty przechodzą przez systemy EDF: zasady nazewnictwa, logikę folderów, reguły uprawnień. Automatyzacja bez zgrzytów wpasowała się w istniejące procesy, bo najpierw je zrozumieliśmy.
Dopasowanie do tego, jak klienci naprawdę działają
Zamiast prosić klientów, żeby zmienili sposób pracy, zbudowaliśmy system, który przyjmuje faktury tak, jak klienci wolą je wysyłać, i zajmuje się resztą. Bez ponownych szkoleń. Bez zarządzania zmianą. Po prostu most.
Wąski zakres, szybkie wdrożenie
EDF miał jedno konkretne wąskie gardło, które codziennie utrudniało pracę. Zakres rozwiązania ściśle dopasowaliśmy do tego problemu i wdrożyliśmy je w kilka tygodni. Celna robota, namacalny efekt.
Głos klienta
Kiedy automatyzacja zaczęła działać, zespół EDF w ogóle przestał myśleć o luce między pocztą a dokumentami. Po prostu przestało to być problemem.
„Może 5 godzin serwisowania przez cały rok. To po prostu działa.”
Punktowe rozwiązanie, które usunęło dotkliwy problem i pokazało, co staje się możliwe, kiedy ktoś poświęci czas, żeby zrozumieć, jak naprawdę działa Twoja firma.
Powiązany artykuł
Generatywna AI bez tajemnic: powierz jej ocenę, otocz ją kontrolą